Informatisation du Système d’Information et de Gestion (SIG) : cas de la Coopec CAHI

16 juin 2016
in progects

Le Système d’Information de Gestion de la COOPEC CAHI est resté assez longtemps manuel, avec toutes les conséquences liées à ce mode de gestion, avant d’évoluer progressivement vers un mode de gestion informatisé par l’acquisition d’un logiciel en 2009. Cette informatisation a connu dès le début plusieurs problèmes ; notamment le paramétrage du plan comptable, la réalisation des mises à jour, la difficulté de produire la balance âgée et d’autres indicateurs clés de manière appropriée, la lourdeur de la base de données, etc. Par conséquent, la gestion était restée semi-manuelle.

Dans ce contexte, il était difficile d’analyser les vraies dynamiques au sein de l’institution et de s’assurer d’un reporting de bonne qualité.

Pour résoudre ces problèmes, le FPM a mené une analyse sur les solutions optimales pour résoudre ce problème de SIG. Sur base d’une short-list proposée par le FPM, la Coopec Cahi a opté pour la solution qu’elle a jugée la mieux adaptée à ses besoins présents et futurs. Le FPM a alors accompagné l’institution dans l’implémentation du logiciel choisi.

Lors de cette migration, un accent a été mis sur l’intégration et le paramétrage du cadre comptable. Il est apparu dès lors la nécessité de prévoir dans le projet un volet sur le traitement de la mise à jour des schémas et des procédures comptables avant la migration, et enfin de formaliser le reporting.
Ainsi, l’intervention du FPM s’est focalisée sur trois volets :

  1. Préparation comptable pour la migration vers le nouveau logiciel: cette phase inclut la revue du plan et des schémas comptables, des politiques et procédures comptables avant la migration.
  2. Implémentation du logiciel: cette phase comprend l’acquisition et l’installation du logiciel, son paramétrage, l’importation des données dans le nouveau logiciel, et toutes les activités en rapport avec la formation et le coaching des utilisateurs.
  3. Mise en place d’un système de reporting efficace : dans cette phase, il s’est agi de mettre en place la politique de SIG et celle de reporting et de développer les formats des différents rapports en fonction des outputs du logiciel.
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